När operationen fungerar – men manualerna inte gör det

Många operatörer har en välfungerande operation i praktiken, men en dokumentation som släpar efter. Flygningen fungerar tack vare erfarenhet och "så här gör vi", inte tack vare manualer som tydligt beskriver vad som ska göras, hur det ska göras och varför.

Det är ofta först vid revision eller tillsyn som gapet blir tydligt: kraven går att hitta, men de är inte översatta till användbara, konsekventa procedurer som en besättning faktiskt kan följa.

Ett enkelt stresstest

Ett praktiskt test jag ofta använder är:

Om ni tar en pilot som inte kan er operation, sätter honom/henne i cockpit med era manualer och låter flyga tillsammans med en relativt ny pilot – kan de genomföra flygningen utan tvekan i procedurer, ansvar och regelkrav?

Om svaret är "det skulle gå, men bara för att personalen redan känner till hur operationen fungerar från tidigare erfarenhet", då bär erfarenheten operationen mer än dokumentationen gör.

Var bristerna brukar ligga

När en operation "lever i huvudet" ser man ofta samma mönster:

• procedurer är otydliga, ofullständiga eller utspridda

• regler finns, men saknar operativt användbar formulering i OM

• olika manualer säger liknande saker – men inte på samma sätt (OM-A ↔ OM-D ↔ MSM)

Så jag jobbar: från krav till färdig manualtext

I stället för att lämna en rapport som säger "lägg till detta" levererar jag färdig insert-text som kan kopieras rakt in i rätt manualavsnitt.

Upplägget är enkelt:

1. Utgå från kravet (IR/AMC/GM)

2. Identifiera vad som saknas eller är otydligt i manualen

3. Skriv kort, koncist och användarvänligt – i rätt OM-ton

4. Lämna copy/paste-text som passar i OM-A/OM-D/MSM

5. Säkerställ att formulering och begrepp hänger ihop mellan manualer vid behov

Resultatet blir att dokumentationen börjar bära operationen, inte bara beskriva den i allmänna ord.

Principer jag följer när jag skriver textförslag

Jag håller mig till "bare minimum" enligt kravet – målet är att aligna manualen med EASA-intent, inte att lägga på egna processer.

• Ingen utökning av krav (inga nya obligations, gränsvärden eller detaljprocesser utöver IR/AMC)

• Kort format: 1–3 meningar eller bullets

• Direktiv OM-språk ("shall/should" när det passar)

• Texten ska vara redo för publicering, inte "editorial commentary"

• Stabil formulering över tid för liknande krav (konsekvens)

Så ser leveransen ut (praktiskt format)

För att det ska gå att implementera direkt i manualverket levererar jag resultatet i en konsekvent struktur:

• Regulatory quote: relevant utdrag ur IR/AMC/GM (intent / "bare minimum")

• Manual quote (as-is): relevant utdrag ur OM/MSM (nuläge)

• Gap: kort, konkret beskrivning av vad som saknas/är otydligt

• Suggested: kort åtgärdsförslag på samma nivå som kravet (ingen utökning)

• Insert-text: färdig manualtext som kan kopieras direkt in i rätt OM-A/OM-D/MSM-avsnitt

• Vid behov: cross-references som binder ihop OM-A ↔ OM-D ↔ MSM så att formuleringar och ansvar hänger ihop.

Det är just den sista delen som gör skillnad i verkligheten: texten hamnar i manualen, inte i en "att göra"-lista.

Nästa steg

Om ni känner igen er i att operationen fungerar bättre än dokumentationen, kan jag göra en riktad genomlysning av ett prioriterat område och leverera färdiga textförslag som kan implementeras direkt i era manualer.

Vill ni diskutera ett uppdrag? Kontakta mig.

Se tjänster →