När information distribueras istället för att prioriteras

Jag har under många år slagits av hur mycket energi organisationer lägger på att sprida information. Det skickas mejl, publiceras meddelanden, uppdateras intranät och krävs kvittenser. Ofta med ambitionen att vara transparent och tydlig.

I grunden är det lätt att sympatisera med. Om alla har tillgång till samma information borde inget viktigt missas.

Ändå gör det det.

När man börjar titta närmare på situationer där något gått snett, eller där förväntningar inte infriats, återkommer ofta samma förklaring: informationen fanns. Den var utskickad. Den var tillgänglig.

Det är sällan fel. Men det är heller inte hela bilden.

Det som gradvis händer i organisationer med högt informationsflöde är att systemet slutar göra skillnad. Kritiska budskap, vägledande information och sådant som mest är för kännedom behandlas på samma sätt. Samma kanaler. Samma ton. Samma krav på att ta del av innehållet.

Prioriteringen försvinner inte – men den byter nivå.

I praktiken lämnas den över till mottagaren.

Det är sällan ett medvetet beslut. Ingen säger uttryckligen att varje individ nu själv förväntas avgöra vad som är viktigast. Det bara blir så, när inget annat görs.

Problemet är att detta antagande sällan håller i komplexa verksamheter. När arbetsbelastningen är hög, när besluten måste fattas snabbt, eller när flera saker konkurrerar om uppmärksamheten, blir informationsmängden snarare ett hinder än ett stöd.

Med tiden tappar information sitt signalvärde. Det som verkligen kräver uppmärksamhet börjar likna rutinmeddelanden. Rutinmeddelanden blir bakgrundsbrus. Inte för att människor inte bryr sig, utan för att systemet inte längre hjälper dem att avgöra vad som faktiskt är viktigt just nu.

I granskningar och uppföljningar märks detta ofta indirekt. Det finns sällan någon uppenbar kommunikationsbrist. Inga saknade utskick. Inga tekniska fel. Ändå har något missats.

Och då återvänder man till samma konstaterande: informationen var ju tillgänglig.

Det är här jag menar att man behöver stanna upp. Tillgänglighet är inte detsamma som styrning. Och att något är distribuerat betyder inte att det är prioriterat.

När organisationer slutar ta ansvar för prioriteringen, blir efterlevnad och riskhantering i praktiken beroende av individuella bedömningar. Det är inte ett tecken på bristande professionalism hos medarbetare. Det är en konsekvens av hur systemet är utformat.

Organisationer som förlitar sig på att människor alltid ska filtrera information rätt kan se välordnade ut på papperet. I praktiken blir de ofta sårbara, särskilt när belastningen ökar.

När man väl börjar se detta mönster dyker det upp på fler ställen än man först trodde. Inte därför att information saknas – utan därför att den är för mycket, och saknar tydlig hierarki.

—
Henrik Anderberg
Extern Lead Auditor, Flight Operations